高度な電子承認・収支管理

高度で複雑な電子承認プロセス、会計システムとの連携を実現

システム概要

広告代理店本社およびショールームでの稟議申請、進捗管理から請求処理まで広範囲にカバーするプロジェクト/収支管理システムです。

主な機能

• 受注から請求までの進行管理とともに、組織図に則った電子承認による総合管理
• 支払関係も含め収支管理を行い常に利益計上が見えるシステム
• プロジェクトのスムーズな遂行とコンプライアンス遵守に欠かせない様々な帳票の作成および管理機能

 

取り扱うデータ量

• プロジェクト数：約1000件/年
• 収支案件数：約2000件/年
• 個別売上件数：約4500件/年
• 個別支払件数：約6000件/年

導入前

受注のきっかけ

旧システムの作成者は既に退職しており、比較的コンピュータに詳しい社員N様が引き継いで日頃の運用や新年度の初期設定など対応していたが、会社の基幹となるシステムの保守にはそれなりの知識が必要なため、当時弊社が開催していた中級者向けトレーニング「ステアウェイ・トゥ・セブン」を受講された。
3日間のトレーニングを受講いただいたあと、当時すでに古いファイル形式となっていたFileMaker 5.5の業務システムを最新のFileMakerで再構築するご相談をいただき、受託開発させていただく運びとなった。

ソリューションの開発

数回の事前打ち合わせのあと、各部門のエキスパートともいえる頼もしいメンバーによるプロジェクトチームが結成され、半年間にわたる詳細なヒアリングののち、開発作業がスタート。
業務フローの複雑さに加えて、様々な部署出身のプロジェクトメンバーから発せられる様々な要望を細かくヒアリングし、問題点の洗い出しと留意すべき前提事項を整理したうえで要件定義と設計を行い、電子承認機能を備えた高機能なデータベースの導入をご提案した。
複数のプロジェクトメンバーの要望をどのような機能で実現し、それによって業務がどのように変わるのか、といった説明を丁寧に行い、時には業務フロー自体の積極的な改善案をご提示させていただきながらお打ち合わせを行い、納得いただいた上で開発を進めるという手法を採用したため、開発期間は約１年を要した。

1）本社業務の流れ

1プロジェクト1収支案件だけでも複数回の承認申請が必要で、さらに案件の種類や金額によって最終決裁をする役職レベルが変わる複雑なルートを正しく回すためには、業務ルールを熟知している必要があった。
何らかの理由でルートの中間の人物が承認できない場合、業務がストップしてしまう事があり、自らが提出した帳票がいまどの段階にあるかを担当者が把握するために、常に確認や声かけが必要であった。

各種書類はFileMaker 5.5で作成・プリントされ、承認申請を経て帳票管理担当者の手によってファイリングされていた。
FileMaker 5.5 は1テーブル1ファイルの構成になるため、プロジェクトの進行管理には膨大な数のファイルが作成され、業務遂行には正しい操作手順を覚える必要があった。
FileMakerの機能を工夫して利用し、入力支援にも配慮はあったものの、100件を超えるドロップダウンリストなど実用的ではなくなっており、コード表を印刷して参照したり、担当者の記憶によってコード入力が行われることもあった。

承認申請自体はプリントされた帳票への押印を持って行われるため、結果を参照するにはデータベースではなく常に紙の帳票を参照する必要があり、進行管理に膨大な手間がかかっていた。

さらに請求書の発行・入金管理など常に経理部と連携する必要もあり、部署間のデータベースの連携は主にインポート・エクスポートなどの手順を介しての間接的な方法で行われていた。

2）ショールーム・業務の流れ

クライアントから運営を委託されたショールームは本社企画のプロジェクトに沿って消費者向けの各種イベントを開催し、参加費を受領して売上をあげる。顧客は現金または振込という2種類の方法で参加費を支払うため、同じくFileMaker 5.5にて作成された入金種別毎に異なるファイルに入金データを入力し、本社経理へ報告していた。イベントは本社で入力されたプロジェクトコードとイベントコードを紐づけて入力する必要があり、ここでもデータベースの連携が求められていた。

これらの業務に使用されているFileMaker 5.5のファイルは基本的に年度の概念をもっておらず、新年度にはファイルを新規作成する必要があった。
1年分のファイル数は15～20ファイルあり、初期設定に担当者の膨大な作業が必要だった。

導入後

ポイント1）年度の概念の導入

年度の概念を取り入れ、期中の改変等に柔軟に対応できる組織図の他、様々なマスタ情報が年度別に登録可能となり、新年度の煩わしい更新作業の手間が飛躍的に改善した。複雑な意味をもつプロジェクトコードの自動発番機能や電子承認もこれにより可能となった。

ポイント2）履歴機能を備えたマスタ

売上先／支払先の一元管理を可能にする取引先マスタを導入した結果、会社・支店の統廃合による取引先コードの変更履歴管理が可能になり、各部門によるデータ入力時に条件にあわせた取引先を簡単に参照できるようになった。

ポイント3）フレキシブルなファイル管理を実現

帳票の管理には スーパーコンテナー を採用し、取引先のニーズに合わせた形式での見積書をExcel等で作成・承認申請への添付を可能とした。

ポイント4）行き届いた入力支援

懸念事項の１つであった入力支援機能の改善については、関連させたいレコードの候補一覧をサブウインドウに表示し、さらにインクリメンタルサーチで瞬時に絞込みを行う事で目的のレコードを素早く特定し、クリックすることで正しい関連付けをストレスレスに行えるようになり、入力時の操作性も大きく向上した。また、ショールーム向けにはイベントを運営しつつ日々の売上日報をスピーディかつ正確に入力できる機能をニンジャカルなどのカレンダーパーツを利用した美しい画面UIで提供した。

ポイント5）「見える化」実現による効率アップ

電子承認を導入したことにより、帳票の印刷と管理からも完全に解放され、全ての申請がリアルタイムにソリューション上で進捗状況を確認できるようになった。進行ステータスの概念を取り入れ、わかりやすいアイコンで表示した結果、担当者本人のみならず、同僚や上長・請求管理を行う経理部まで簡単に把握できるようになり、部署内や他部署との「見える化」に大きく貢献した。

ポイント6）部署・ユーザアカウントごとのアクセス権限設定

部門間での情報共有のルールに基づき、使用可能なメニューをログイン時に自動的に表示。各画面においても表示可能なレコードを自動的にフィルタするなど、強力かつ快適なアクセス制限権限機能を実装。部門・ユーザのレベルに合わせた運用を１ソリューションで可能とした。

ポイント7）充実した帳票

イベント遂行に欠かせない各種帳票を、入力済みの収支レコードから自動的に出力／管理できるようになり、役所申請漏れなどを未然に防ぐ事ができるようになり業務効率が上がったほか、下請法に基づく発注書の作成と交付管理など企業として求められるコンプライアンス遵守を業務の支障になることなく行えるようになった。
また、ショールーム日報の明細を、経理が簡単に月次レポート化することも可能となり、各拠点と本社経理との連携がスムーズに行えるようになった。
さらに、経理部やデータ出力権限のある社員はボタンひとつで各種データのExcel形式等への出力を日常的に行うことができ、FileMakerの知識が豊富でないユーザでもデータの二次利用がストレスなく行えるようになった。